Användning av personuppgifter

- Din datasäkerhet är viktig för oss

För oss är ansvarsfull hantering av personuppgifter, som samlats in som ett led av vår verksamhet, avgörande för våra affärsmål och anseende. I denna sammanfattning av vår personuppgiftspolicy förklarar vi hur dina personuppgifter samlas in och används när du är kund, leverantör eller partner hos Solfaktor (juridiska bolag: Escapeaway AS, organisasjonsnummer: 921 403 909) och hur du får insyn i dina egna personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar levande enskild person. Med en identifierbar levande person syftar man på en person som direkt eller indirekt kan identifieras, bland annat via ett identifieringsnummer, eller ett eller flera element som är unika för en given persons identitet.

Vilken typ av personuppgifter behandlar vi om dig och varför?

Informationen vi samlar in om dig kommer att användas för olika ändamål i samband med ditt kundförhållande och driften av Solfaktors verksamhet. De insamlade uppgifterna kan variera beroende på om du är kund, leverantör eller samarbetspartner, men i allmänhet handlar det om uppgifter till kundadministration, leverantörsadministration samt upplysningar gällande Solfaktors rättigheter och skyldigheter.

Underlåtenhet att tillhandahålla personuppgifter från din sida, kan betyda att Solfaktor inte kan leverera sina skyldigheter i samband med ditt kund- eller leverantörsförhållande.

Som utgångspunkt, samlar Solfaktor bara in och behandlar vanliga personuppgifter. I specifika fall kan det dock vara nödvändigt att vi, i samband med bokning av resa, måste behandla känsliga personuppgifter (t.ex. information om specialmeny på din flygresa eller information om behov för speciell assistans på din resa), för att kunna tillhandahålla den önskade resan till dig.

Solfaktor samlar vanligtvis in följande uppgifter:

Uppgifter gällande våra kunder

Uppgifter som du ger oss när du bokar en resa, eller upprättar en profil hos oss t ex online på hemsidan eller genom att kontakta vår kundservice, däribland kontaktuppgifter (förnamn, mellannamn, efternamn, adress, telefonnummer, email och ev titel); uppgifter som du ger oss i förhållande till dina speciella preferenser på resan (t.ex. information om specialkost, behov för speciell assistans i samband med funktionshinder eller annan sjukdom etc), uppgifter som du ger oss angående dina preferenser i förhållande till marknadsföring eller kommunikation, samt uppgifter som du ger oss om du kontaktar oss med en fråga för att lösa ett problem, eller om du annars kontaktar oss i samband med din kundrelation med oss.

Uppgifter gällande våra leverantörer och samarbetspartners

Uppgifter som du ger oss i samband med ingåendet av ett leverans- eller samarbetsavtal, inklusive kontaktuppgifter (arbete, jobbtitel, förnamn, mellannamn, efternamn, adress, telefonnummer och email); uppgifter som du ger oss om dina preferenser i förhållande till marknadsföring och kommunikation; samt uppgifter som du ger oss om du kontaktar oss med en fråga för att lösa ett problem, eller om du annars kontaktar oss som en del av vårt samarbete.

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Solfaktor behandlar din personuppgifter för de syften som anges nedan. Observera att inte alla angivna syften, kategorier av uppgifter, mottagare av uppgifter eller typer av behandling av uppgifter gäller för dig vid alla tillfällen.

Solfaktor behandlar uteslutande dina personuppgifter, i den utsträckning som krävs i samband med din kund-, leverantörs- eller samarbetsrelation (med hänsyn till eventuella intressen i varje enskilt fall) eller i enlighet med tillämplig lag.

Kundadministration

Solfaktor behandlar dina personuppgifter i samband med upprättandet och löpande administration av ditt kundförhållande med Solfaktor som en del av driften av vår verksamhet, däribland bokning av resor och leverans av våra övriga produkter (t.ex. visumansökningar, reseförsäkringar, transferservice osv), underhåll av vårt kundregister, fakturering, inkasso, marknadsföring, statistik osv. All statistik och analys sammanställs i anonymiserat format, och innehåller därför inte upplysningar som kan ledas direkt tillbaka till dig som person. Uppgifterna används även för att få större kunskap om din och andras användning av hemsidan. Denna användning kan bl a omfatta undersökningar och analyser som syftar till att förbättra Solfaktors produkter, tjänster och teknik.

Administration av leverantörs- och partnerrelationer

Solfaktor behandlar dina personuppgifter i samband med administration av leverantörs- och/eller partnerrelation, där du är leverantör eller samarbetspartner eller kontaktperson hos en leverantör eller samarbetspartner som Solfaktor samarbetar med, som en del av driften av vår verksamhet, däribland upprätthållande av CRM-register med information om våra kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners.

Juridisk grundlag för behandling av dina personuppgifter

Solfaktor behandlar som utgångspunkt uppgifterna om dig på någon av följande grunder: (1) Ditt samtycke; (2) för att ingå eller uppfylla ditt avtal/kontrakt med Solfaktor; (3) med hänsyn till Solfaktor legitima intressen, dvs de syften som är beskrivna ovan; (4) uppfyllandet av en rättslig skyldighet som ålagts Solfaktor; (5) skyddet av dina eller annan fysisk persons vitala intressen; (6) den behandling som är nödvändig för att lagkrav ska fastläggas, göras gällande eller försvaras, och (7) behandling är nödvändig för att följa Solfaktors eller dina arbets-, hälso- och socialrättsliga åtaganden, som följer nationell lag eller EU-lagstiftning. Det kan dessutom uppstå situationer, där vi behandlar dina personuppgifter med hänsyn till tredje parts legitima intressen med hänsyn till de syften som är beskrivna ovan, såvida inte dina intressen väger tyngre.

Delning av personuppgifter

Solfaktor delar endast uppgifter i den utsträckning det krävs som en del av driften av vår verksamhet, däribland för att kunna leverera din resa samt övriga produkter som du har köpt hos oss i samband därmed. Solfaktor delar vanligtvis dina personuppgifter till följande mottagare i samband med bokning av resa och relaterade produkter:

Global Distrubution Systems (GDS) 1*
Flygbolag
Hotell
Biluthyrningsbolag
Bedbanks 2*
Försäkringsbolag

1* GDS är ett IT-nätverkssystem, som ägs eller drivs av en firma som möjliggör transaktioner mellan resebranschens tjänsteleverantörer, i huvudsak flygbolag, hotell, hyrbilsföretag och resebyråer.

2* En bedbank är ett IT-nätverkssystem, som ägs eller drivs av en firma som möjliggör transaktioner mellan resebranschens tjänsteleverantörer, i huvudsak hotell och resebyråer, eller slutkunden. Solfaktor delar personuppgifter till bedbanks för att boka de hotell som du ska nyttja på din resa.

Skyddande av personuppgifter

Enligt Personuppgiftslagen (PUL) ska dina personuppgifter lagras säkert och konfidentiellt. Vi sparar dina personuppgifter på datorer med begränsad åtkomst, som finns i kontrollerade faciliteter, och våra säkerhetsåtgärder kontrolleras löpande för att säkerställa att våra användaruppgifter hanteras konfidentiellt, och samtidigt med hänsyn till dina rättigheter som användare. Vi kan dock inte garantera 100-procentig säkerhet vid dataöverföring via internet. Detta innebär att det kan finnas en risk att andra obehöriga tvingar till sig uppgifter när data skickas och lagras elektroniskt. Du tillhandahåller alltså din personuppgifter på eget ansvar.

Personuppgifter raderas eller anonymiseras löpande då syftet som de skapades för avslutas. Personuppgifter sparas i högst 12 månader efter användning.

Den snabba utvecklingen av internetet, innebär att ändringar i vår behandling av personuppgifter kan bli nödvändiga. Vi förbehåller oss därmed rätten att uppdatera och ändra nuvarande riktlinjer för behandling av personuppgifter. Gör vi det, rättar vi självklart datum för "senast uppdaterat" nederst på sidan. I händelse av betydande ändringar får du besked i form av ett synligt meddelande på vår hemsida.

Du har när som helst rätt att utöva dina rättigheter enligt den för tiden gällande Dataskyddslagstiftningen. Du kan bland annat kräva insyn i de personuppgifter som Solfaktor är i besittning av, samt opponera mot behandlingen av uppgifterna, däribland opponera mot automatiserade avgöranden och profilering, eller mot användning av dina personuppgifter till direkt marknadsföring. Vidare kan du kräva korrigering eller radering av eventuella inkorrekta uppgifter om dig själv, ta tilbaka ett samtycke till behandling av dina personuppgifter, samt utöva din rätt till dataportabilitet.

Om du önskar göra en eller flera av dina rättigheter gällande, ber vi dig kontakta oss på email: info@Solfaktor.se. Ditt krav kommer behandlas i överenskommelse med den för tiden gällande Dataskyddslagstiftningen.

Klagomål över Solfaktors behandling av dina personuppgifter kan skickas till:

Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm
Email: datainspektionen@datainspektionen.se

Internationell överföring av dina personuppgifter

På grund av Solfaktors verksamhet kan dina personuppgifter överföras till länder utanför EU/EES i samband med att du bokar en resa hos oss. För att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig måste vi i vissa fall använda samarbetspartners och leverantörer utanför EU/EES.

Utan möjligheten att överföra dina upplysningar till mottagare utanför EU/EES, kommer Solfaktor inte kunna leverera den önskade resan till dig. Detta gäller om bokning av din resa förutsätter att vi delar personuppgifter till mottagare utanför EU/EES, t.ex. för at kunna boka flygresa, hotell och liknande på din resedestination.

Dataskyddslagstiftningen i dessa länder kan vara annorlunda än i Sverige, och i övriga länder utanför EU/EES kan EU-kommissionen ha värderat att Dataskyddslagstiftningen inte är på samma nivå som inom EU/EES.

I de fall där det är praktiskt möjligt för oss kommer delande av dina personuppgifter ske på bakgrund av de av EU-Kommissionens utarbetade standardöverföringskontrakt, som är speciellt utformade för detta syfte. För delning av personuppgifter till USA, kommer dessa så vitt som möjligt ske på bakgrund av Privacy Shield. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA, som bland annat fastställer ett starkt sätt av dataskyddsregler och säkerhetsåtgärder, som de amerikanska verksamheterna som är anslutna till förordningen, är förpliktade att hålla, när de behandlar personuppgifter.

I vissa tillfällen är det dock inte praktiskt möjligt för Solfaktor att ingå ett standardöverföringskontrakt eller använda Privacy Shield som juridiskt överföringsgrundlag. I sådana fall, kommer överföring av uppgifterna ske med Dataskyddslagstiftningen, då överföringen av dina personuppgifter till det gällande landet är nödvändig med hänsyn till leverensen av kontraktet mellan dig och Solfaktor (bokningen av din resa) eller med hänsyn till genomförande av åtgärder som avtalas på din begäran innan ingåendet av ett sådant avtal (t.ex. i samband med angivning av ett kvalificerat erbjudande som beskrivet här ovan).

Det är därför viktigt, att du är uppmärksam på att överföring av dina personuppgifter till länder utanför EU/EES i samband med bokning av resa hos Solfaktor, innebär att dina personuppgifter inte kommer att skyddas på samma sätt som enligt svenska eller europeiska lagar.

Det finns i samband med delning av uppgifter, en närliggande risk för att det i det gällande landet inte finns klara, precisa och tillgängliga regler om landets myndigheters åtagande av användande av dina personuppgifter; att det inte finns regler om att landes myndigheters tillgång till dina upplysningar ska vara nödvändiga och proportionerliga; att landet inte har en oberoende och effektiv tillsynsmyndighet, samt att landet inte har tillgängliga och effektiva rättsmedel för de registrerade.

Om du inte önskar att Solfaktor i samband med bokning av din resa/resor skickar vidare dina personuppgifter till mottagare utanför EU/EES, ombedes du därför att meddela detta i samband med bokningen av din resa.

Uppdaterat den 24 maj 2018